Практическая работа №20

Практическая работа № 20

Создание однотабличной базы данных

Цель работы:

ознакомиться с основными понятиями базы данных (на примере системы управления базами данных (СУБД) );
научиться создавать таблицу БД в режиме Конструктор, сохранять и загружать БД, распечатывать таблицы;
освоить приёмы перехода из режима Конструктор в режим Таблицы;
изучить на практике основные приёмы заполнения и редактирования таблиц БД;
ознакомиться с простой сортировкой значений таблицы, с поиском записей по образцу.

План работы:

Запуск СУБД 2013.
Создание БД.
Заполнение БД.
Редактирование БД.
Сортировка значений таблицы.
Сохранение, закрытие и открытие БД.
Поиск записей по образцу.
Замена записей по образцу.
Распечатка таблицы Список.
Завершение работы СУБД 2013.

Теоретические сведения

В любой области деятельности часто приходится иметь дело с большими объёмами информации. Чрезвычайно важно упорядочить данные таким образом, чтобы легко и быстро находить нужные сведения. Одним из самых популярных программных продуктов, обеспечивающим все эти функции, признана СУБД Microsoft Access.

База данных — это организованная совокупность данных некоторой предметной области, предназначенная для длительного хранения во внешней памяти компьютера, постоянного обновления и применения.

Система управления базами данных — это прикладное программное обеспечение, предназначенное для работы с БД.

Существет три основных вида моделей БД: иерархическая, сетевая и реляционная.

Microsoft Access — это реляционная (с табличной формой организации информации) СУБД, с помощью которой можно работать одновременно с несколькими таблицами БД.

Рассмотрим основные объекты СУБД.

Таблицы — главный тип объекта. Все остальные разновидности объектов являются производными от таблицы: записи (строки) и поля (столбцы).

Основными характеристиками поля являются тип данных, длина поля и имя. Тип определяет множество значений, которые может принимать данное поле в различных записях. Различают следующие типы полей:

Короткий текст — одна строка текста (до 255 символов).
Длинный текст (в предыдущих версиях поле МЕМО) — в нём можно хранить около 1 гигабайта текста, хотя элементы управления в формах и отчётах могут отображать только первые 64000 символов. Можно установить тип данных поля «Длинный текст» для отображения форматированного текста, который содержит, например, полужирный или подчёркнутый шрифт.
Числовой — число любого типа (целое, вещественное и т.д.);
Дата и Время — поле, содержащее дату и время;
Денежный — поле, выраженное в денежных единицах (рубли, доллары и т.д.).
Счётчик — поле, которое автоматически вводится с вводом каждой записи (значения полей этого типа обновлять нельзя).
Логический — содержит одно из значений «Истина» () и «Ложь» () и применяется в логических операциях.
Поле объекта — содержит документы , рисунки, звуковые файлы, таблицы и т.д.
Гиперссылка — строка, состоящая из букв и цифр и представляющая адрес гиперссылки.
Мастер подстановки — создаёт поле, в котором предлагается выбор значений из списка или из поля со списком, содержащим набор постоянных значений или значений из другой таблицы.
Поле Вложение — поле для хранения нескольких файлов в одном поле, причём в этом поле можно хранить файлы разных типов.

С таблицами можно работать в двух режимах: Таблицы и Конструктор. В режиме Таблицы просматривают, добавляют и изменяют данные, добавляют или удаляют столбцы таблицы, изменяют внешний вид таблицы (ширину столбцов, их порядок, вид и цвет шрифта и т.д.), проверяют орфографию, печатают табличные данные, фильтруют и сортируют записи. В режиме Конструктор можно создавать новую таблицу или изменять поля старой.

Запросы — результат обращения пользователя к СУБД для анализа выбора и изменения данных. С помощью Microsoft Access могут быть созданы несколько видов запросов: Запрос на выборку выбирает данные из разных таблиц и других готовых запросов, Запрос-изменение изменяет или перемещает данные, к этому типу относятся Запрос на добавление, Запрос на удаление, и Запрос на обновление. Запрос на создание таблицы сохраняет результаты выборки в отдельной таблице.

Перекрёстные запросы предназначены для группирования данных и представления их в компактном виде. Запрос можно создать самостоятельно или воспользоваться Мастером запросов.

Формы — вспомогательный объект, с помощью которого в БД вводят новые данные или просматривают имеющиеся.

Отчёты — документы, предназначенные для вывода на печать, сформированные на основании информации, содержащейся в таблицах и запросах. С их помощью данные выдаются на принтер в удобном и наглядном виде. Можно разработать отчёт самостоятельно с помощью Конструктора, использовать готовые варианты оформления или создать отчёт с помощью Мастера.

Ход выполнения работы

Запуск СУБД . Запустите любым способом (табл. 1)

2. Создание БД. (Видеоинструкция)

Создайте БД. Для этого выполните следующие действия:

перед вами откроется окно СУБД, выберите пункт Пустая база данных рабочего стола.
появится окно Пустая база данных рабочего стола, в котором по умолчанию предлагается имя файла База данных1.accdb введите имя Обучающиеся, выберите папку для хранения БД и щёлкните по кнопке Создать.

Создайте таблицу БД. Для этого:

в следующем окне выберите вкладку Создание и щёлкните по кнопке Таблица (рис.1.);
откройте таблицу в режиме Конструктор, для этого выполните команды Режим – Конструктор (рис. 2.)

в открывшемся диалоговом окне Сохранение введите имя таблицы Список и нажмите ОК;

Определите поля таблицы. Для этого:

в столбце Имя поля, после поля Код введите имя первого поля – Фамилия, а в строке столбца Тип данных щёлкните по кнопке списка и выберите тип данных Короткий текст;
остальные поля заполните согласно рисунку 3;
сохраните таблицу, для этого нажмите кнопку Сохранить в панели быстрого доступа.

3. Заполнение БД (Видеоинструкция)

Введите ограничения на данные в поле Профессия/специальность (должны вводиться только профессии: автомеханик, строитель, тракторист и специальности: Техническое обслуживание и ремонт автомобильного транспорта, Строительство и эксплуатация зданий и сооружений). Для этого:

щёлкните по полю Профессия/специальность и в нижней части окна нажмите строку параметра Правило проверки (рис. 4);

щёлкните по кнопке для определения условий на значение с помощью построителя выражений;
в появившемся окне Построитель выражений напишите Автомеханик, затем из списка выберите выражение (выполняет функцию ИЛИ) (рис. 5), напишите Строитель, снова щёлкните по выражению, напишите Тракторист, щёлкните по Or и напишите Техническое обслуживание и ремонт автомобильного транспорта, щёлкните по и напишите Строительство и эксплуатация зданий и сооружений нажмите ОК.

Задайте сообщение об ошибке при вводе неправильных данных в поле Профессия/Специальность. Для этого:

в нижней части окна щёлкните по строке Сообщение об ошибке и введите предложение: Такой профессии/специальности нет, правильно введите данные;
в строке Значение по умолчанию введите слово Автомеханик.

Заполните таблицу данными. Для этого:

перейдите в режим Таблицы, выполнив команды Режим – Режим таблицы;

для изменения ширины столбца поля таблицы в соответствии с шириной данных подведите указатель мыши к правой границе столбца в строке заголовков – указатель примет вид двусторонней стрелки и, удерживая нажатой левую клавишу мыши, переместите границу столбца;
заполните БД согласно рисунку 6;
измените 10-ю запись в поле Профессия/специальность, введя слово Слесарь;
на экране появится сообщение: Такой профессии/специальности нет, правильно введите данные. Введите правильное слово и сохраните данные щёлкнув кнопку Сохранить.

4. Редактирование БД.

Добавьте в конце таблицы записи согласно рисунку 7.

Замените фамилию Володина на Володичева в записи 7. Для этого выделите редактируемую ячейку и наберите новую фамилию.
Исправьте ошибку в записи 12 в поле Профессия/специальность заменив Тракторист на Автомеханик.

5. Сортировка значений таблицы. (Видеоинструкция)

Записи в таблице можно сортировать. Для этого:

выделите поле (столбец), по которому будет проводиться сортировка;
щёлкните по кнопке:

— на вкладке Главная, если нужно отсортировать по возрастанию;

— на вкладке Главная, если нужно отсортировать по убыванию.

Отсортируйте данные в поле Фамилия по алфавиту. Для этого:

щёлкните в любой записи поля Фамилия;
щёлкните по пиктограмме на вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр;
1. Отсортируйте данные в поле Имя по алфавиту.
2. Отсортируйте данные в поле Номер группы по убыванию. Для этого:

щёлкните в любой записи поля Номер группы;

щёлкните по пиктограмме на вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр;
1. Отсортируйте данные в поле Курс по убыванию.
2. Отсортируйте данные в поле Код по возрастанию.

6. Сохранение, закрытие и открытие БД. (Видеоинструкция)

Щёлкните по пиктограмме , сохраните текущую таблицу.
Щёлкните по нижней кнопке в правом верхнем углу окна таблицы под лентой инструментов, закроется таблица.
Щёлкните по кнопке в верхнем правом углу, закроется база данных и программа.
Запустите программу , нажмите пункт Открыть - другие файлы и выберите БД Обучающиеся.
Откройте таблицу Список.

7. Поиск записей по образцу. (Видеоинструкция) Для поиска в таблице обучающегося Третьякова:

установите курсор в первую строку поля Фамилия;
щёлкните по пиктограмме , расположенной на вкладке Главная в группе Найти которая позволяет найти запись по введённому значению;
в появившемся диалоговом окне Поиск и замена в строке параметра Образец наберите Третьяков и установите параметры согласно рисунку 8;

щёлкните по кнопке Найти далее — курсор перейдёт на 11 запись и выделит фамилию Третьяков.

8. Замена записей по образцу. (Видеоинструкция) Для замены в таблице номера группы студента Николаева с №5 на №7:

установите курсор в первой строке поля Номер группы;
щёлкните по пиктограмме на вкладке Главная в группе Найти;
в появившемся диалоговом окне Поиск и замена в строке Образец введите 5;
в строке Заменить на введите 7;
щёлкните по кнопке Найти далее (курсор перейдёт на 12 запись);
щёлкните по кнопке Заменить.

9. Распечатка таблицы Список. (Видеоинструкция)

Подготовьте принтер.

Подготовьте таблицу для печати. Для этого выполните следующие действия:

выполните команды Файл – Печать;
в окне Печать выберите Предварительный просмотр;
для того чтобы таблица уместилась на листе выберите в группе Разметка страницы ориентацию Альбомная;
нажмите кнопку Печать ;

Завершение работы СУБД Microsoft Access. Выполните команды Файл – Выход. Предъявите преподавателю таблицу Список на бумаге в качестве зачётного задания.

Технология создания и преобразования информационных объектов