Практическая работа № 21
Создание форм, формирование запросов и отчётов для однотабличной базы данных
Цель работы:
-
сформировать навыки отбора данных с помощью фильтра;
-
научиться разрабатывать формы ввода данных в однотабличную БД;
-
овладеть технологией формирования запросов для поиска и отбора данных;
-
научиться создавать отчёты для вывода данных.
План работы:
-
Отбор данных с помощью фильтра.
-
Ввод и просмотр данных посредством формы.
-
Формирование запросов на выборку.
-
Формирование отчётов.
-
Выполнение зачётного задания.
Теоретические сведения
Фильтр — это набор условий, применяемых для отбора подмножества записей. В Microsoft Access существуют следующие типы фильтров: по выделенному фрагменту, обычный, расширенный и фильтр по вводу.
Форма обеспечивает наиболее гибкий способ ввода, редактирования, просмотра и удаления данных. Она позволяет отображать одновременно все поля одной или нескольких записей. Оптимально построенная форма может вмещать в себя несколько десятков полей на одном экране. В форме каждое поле можно разместить в точно заданном месте, выбрать для него цвет, заливку и добавить элементы управления текстом для эффективного ввода данных.
Запрос — это мощное средство обработки данных, хранимых в таблицах. С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц. В результате работа запроса из общей исходной базы формируется результирующая таблица, содержащая часть общей информации, соответствующей запросу.
Важным свойством запросов является то, что при создании результирующей таблицы можно не только выбирать информацию из БД, но и обрабатывать её. При работе запроса данные могут сортироваться, фильтроваться, объединяться, разделяться, но исходные базовые таблицы не изменяются.
Следующие типы запросов:
-
Запрос на выборку — даёт возможность создать результирующую таблицу, в которой отображаются только нужные по условию запроса данные из базовых таблиц.
-
Запрос с параметром — специальный запрос, при выполнении которого в его диалоговом окне пользователю выдаётся приглашение ввести данные, на основе которых будет выполняться запрос.
-
Запрос на изменение — особый запрос, позволяющий автоматически создавать новые таблицы или изменять уже имеющиеся.
Отчёт — это гибкое и эффективное средство для организации просмотра и распечатки итоговой информации. В отчёте можно получить результаты сложных расчётов, статических сравнений, а также поместить в него графические объекты (рисунки, диаграммы).
Ход выполнения работы
1. Отбор данных с помощью фильтра. (Видеоинструкция)
Запустить Microsoft Access.
Откройте базу данных Обучающиеся, таблицу Список.
Для фильтрации по полям Профессия и Курс выполните следующие действия:
-
щёлкните по записи Автомеханик поля Профессия;
-
щёлкните по пиктограмме на вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр;
-
из открывшегося списка выберите: равно «Автомеханик»;
-
щёлкните по записи 1, поля Курс;
-
щёлкните по пиктограмме на вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр;
-
из открывшегося списка выберите: Равно 1, в таблице останутся записи под номерами 1 и 2;
-
для отмены фильтрации щёлкните по пиктограмме на панели инструментов (вкладка Главная, группа Сортировка и фильтры). В таблице появятся все записи.
2. Ввод и просмотр данных посредством формы. (Видеоинструкция)
2.1. Для создания формы Состав обучающихся:
-
выберите вкладку Создание;
-
в группе Формы выберите Мастер форм ;
-
в появившемся окне выберите поля, которые будут присутствовать в форме. В данном случае будут присутствовать все поля, поэтому щёлкните по кнопке ;
-
нажмите кнопку Далее;
-
выберите вид формы В один столбец и щёлкните по кнопке Далее, затем задайте имя формы Состав обучающихся и щёлкните по кнопке Готово — перед вами откроется форма в один столбец.(рис.1.)
Исправьте ошибку, допущенную в имени обучающегося Христафорова (имя напечатано с маленькой буквы), выполните следующие действия:
-
установите курсор в строку поля Имя;
-
щёлкните по пиктограмме ;
-
в появившемся окне выберите вкладку Замена, в строке Образец введите имя михаил, в строке параметра Заменить на введите Михаил;
-
щёлкните по кнопке Найти далее. Курсор перейдёт на четвёртую запись и выделит данное имя;
-
щёлкните по по кнопке Заменить и закройте диалоговое окно Поиск и замена.
Для фильтрации данных по полю Профессия:
-
щёлкните по записи Строитель поля Профессия:
-
щёлкните пиктограмму и выберите равно «Строитель». В форме останутся только записи обучающихся профессии Строитель (5 записей);
-
для отмены щёлкните по пиктограмме . В форме появятся все записи;
-
закройте форму Состав обучающихся и таблицу Список — появится окно с вопросом о сохранении изменений. Ответьте утвердительно на этот вопрос.
3. Формирование запросов на выборку. (Видеоинструкция)
На основе таблицы Список создайте простой запрос на выборку, в котором должны отображаться фамилия, имена, профессия и номер группы обучающихся. Для создания запроса:
-
в окне БД откройте вкладку Создание, в группе Запросы и щёлкните по кнопке Мастер запросов;
-
в появившемся окне выберите Простой запрос и нажмите кнопку ОК;
-
в окне Создание простого запроса в строке Таблицы и запросы выберите таблицу Список;
-
в окне Доступные поля щёлкните по параметру Фамилия;
-
щёлкните по кнопке . Поле Фамилия перейдёт в окно Выбранные поля;
-
аналогично переведите поля Имя, Профессия и Номер группы в окно Выбранные поля (порядок важен, рис. 2);
-
нажмите кнопку Далее;
-
в новом окне выберите подробный (вывод каждого поля каждой записи), затем нажмите кнопку Далее;
-
в строке Задайте имя запроса введите новое имя Профессии обучающихся;
-
щёлкните по кнопке Готово. На экране появится таблица с результатами запроса.
Отсортируйте данные по полю Профессия по возрастанию. Для этого:
-
щёлкните в любой записи поля Профессия;
-
нажмите пиктограмму на вкладке Главная, в группе Сортировка и фильтр;
-
сохраните запрос, для этого щёлкните по пиктограмме .
Создайте на основе запроса Профессии обучающихся выборку с параметром, в качестве параметра задайте фамилию обучающегося и выполните этот запрос для Бузиной. Для этого:
-
на вкладке Создание в группе Запросы нажмите кнопку ;
-
в открывшемся диалоговом окне Добавление таблицы перейдите на вкладку Запросы и выберите запрос Профессии обучающихся, нажмите кнопку Добавить, закройте диалоговое окно.
-
в нижней части окна в строке Поле выберите имена полей: Фамилия, Имя, Профессия/специальность, Номер группы, проследите чтобы в строке Имя таблицы стояло Профессии обучающихся, а в строке Вывод на экран стояли галочки;
-
в строке Условие отбора поля Фамилия введите [Введите фамилию обучающегося] (квадратные скобки вводить) (рис. 3);
-
выполните запрос, щёлкнув по пиктограмме на вкладке Конструктор;
-
в появившемся окне введите фамилию Бузина;
-
щёлкните по кнопке ОК; на экране появится таблица с данными об обучающейся Бузиной — имя, профессия и номер группы;
-
сохраните запрос;
-
закройте окно запроса.
4. Формирование отчётов. (Видеоинструкция) На основе таблицы Список создайте отчёт с группированием данных по профессии. Для создания отчёта выполните следующие действия:
-
в окне базы данных выберите вкладку Создание, перейдите в группу Отчёты и щёлкните по пиктограмме ;
-
в открывшемся диалоговом окне Создание отчётов выберите таблицу Список, выберите все поля и щёлкните по кнопке Далее;
-
в появившемся окне присутствует список полей выберите поле Профессия/специальность и щёлкните по кнопке ;
-
щёлкните по кнопке Далее;
-
в открывшемся диалоговом окне в строке 1 выберите поле Код;
-
нажмите кнопку Далее;
-
во вновь открывшемся диалоговом окне выберите макет Ступенчатый и ориентацию Альбомная, нажмите кнопку Далее;
-
в открывшемся диалоговом окне задайте имя отчёта Обучающиеся;
-
щёлкните по кнопке Готово;
-
если при просмотре надписи не умещаются в поле, то измените ширину поле в режиме Конструктора.
-
предъявите результат преподавателю.
5. Выполнение зачётного задания. Выполните зачётное задание и предъявите преподавателю результат работы.
Зачётное задание
-
Предъявите преподавателю отчёт о выполнении практической работы.
-
Создайте базу данных Студент, состоящую из следующих полей; фамилия, профессия/специальность, группа, название экзамена, оценка (в каждой группе требуется сдать не менее 2-х экзаменов). Создайте форму для заполнения БД.
Введите в таблицу сведения о студентах трёх любых групп (по 2-3 студента), считая, что на каждом факультете требуется сдавать два экзамена.
Выведите на экран фамилию, группу и оценки для студентов, получивших хотя бы одну «двойку».
